La procedura di selezione
E' finalizzata allo scarto o al versamento in Archivio di Stato per la conservazione permanente; si basa su appositi massimari di conservazione contenenti l’elenco delle tipologie delle serie e l’indicazione dei tempi massimi di conservazione, approvati dalla Direzione Generale Archivi.
Nell’attività di selezione ogni ufficio fa riferimento al Massimario prodotto dalla propria Amministrazione; in assenza di massimario la valutazione viene svolta ricorrendo all’analogia con casi simili, alla consuetudine e al giudizio dei componenti.
La procedura di scarto
Competente del procedimento autorizzatorio è la Direzione Generale Archivi alla quale deve essere inviata la proposta di scarto formulata in seno alla Commissione.
L’elenco dei fascicoli proposti per lo scarto deve essere compilato a cura dell'ufficio proponente indicando le motivazioni dello scarto, la data iniziale e finale di ciascuna serie, la quantità dei documenti da eliminare secondo il modello allegato (formato pdf, formato word).
L’autorizzazione viene rilasciata entro 120 giorni.
